研究和赞助项目

奖管理

一旦获得, 首席研究员, 研究和赞助计划(RSP), 和资助会计都有重要的角色和责任来管理赞助协议.

角色和职责

首席研究员(s)

  • 按照资助机构的指导方针和MinnState程序执行项目
  • 根据资助机构的指导方针审查费用的可容许性, 颁发给大学的奖励/协议, 和明尼苏达州的指导方针
  • 财政上负责项目资金的支出, 在整个项目生命周期内定期监控和协调奖励预算(包括成本分担或匹配), 如适用)
  • 根据提案计划评估项目成果
  • 在与资助机构沟通有关问题和项目更新时，包括研究和赞助项目 
  • 完成并提交由资助机构规定的绩效/年度报告要求
  • 如需更改奖励，请与RSP联系
  • 完成所有合规性要求

研究 & 赞助项目

  • 授权奖励预算(成本中心)
  • 如有需要，为项目负责人提供授奖后流程的指导
  • 审核并处理项目负责人提出的奖励修改要求
  • 处理奖励修订，包括无成本延长 
  • 协助项目收尾和审计

授予会计

  • 预算(成本中心)设置
  • 协助PI完成财务报告
  • 所有奖励费用的发票
  • 维护官方财务记录以备审计之用
  • 审核的主要联系人

第1步 大学收到获奖通知

祝贺你获奖! 一旦RSP收到正式的奖励通知, RSP将通知PI并处理奖励文件, 包括奖励协议谈判和获得必要的大学官方签名以接受奖励. 

步骤2 -授权奖励预算 

收到正式通知后, 完全执行奖, RSP将授权为该项目创建一个成本中心. pi将收到一份授权副本，其中概述了该帐户的负责人, 项目标题, 资金来源, 项目开始和结束日期, 以及按目标代码划分的预算.

格兰特会计, 商业服务, 创建奖励账户，并将新创建的预算快照发送给成本中心的负责人. 成本中心号码应在与项目相关的所有信函和申请中引用.

步骤3 -了解您的合规要求

了解每个赞助项目的遵从性需求是至关重要的, 由于这些奖励可能因资助机构而异.g. 联邦，州，私人)和研究/项目的类型，以及是否涉及人类或动物受试者.

请参阅 合规 浏览更多信息.

步骤4 -制定成本分摊/匹配跟踪计划

如果费用分摊/匹配在提交给资助机构/赞助商之前通过提案批准表预先批准, PI必须与RSP合作制定跟踪计划. 无论是现金还是实物成本分担/匹配, 财务报告和审计需要适当的记录.

如果您的项目不包括成本分担/匹配，请继续执行步骤5.

步骤5 -开始实施项目

关键是要了解你的奖项的支出参数，并考虑你将使用的策略来管理和监督你的项目的实施.

项目负责人在财政上负责按照授奖协议支出项目资金, 以及大学/国家采购政策.  我们建议项目负责人至少每月核对一次奖金预算.

了解可允许的、可分配的和合理的成本

允许度的概念, allocability, 成本的合理性直接解决了针对特定赞助研究奖励收取的成本的合法性. 允许度的确定, allocability, 一项特定费用的合理性是基于资助机构的具体指导方针，并根据联邦成本原则, 2 CFR Part 200，子Part E -成本统一指导原则.

Allowability, allocability, 和合理性由管理和预算办公室(OMB)根据担保人的要求和/或学院政策定义和确定. 每笔与赞助研究奖金相关的金融交易都是根据以下三个概念进行评估的:

  • Allowability; costs must be reasonable, 是否必须通过应用适用于该情况的公认会计原则给予一致的处理, 并符合赞助协议或联邦成本原则(OMB统一指导§200)中规定的任何限制或排除.403).
  • Allocability; 费用仅用于支持或推进特定赞助研究奖的工作，或按实际比例分摊给多个项目, 合理而公平地.
  • 合理性; 花费的成本不超过一个有良好判断力和常识的人在购买这些物品时的花费.

首席研究员, 研究和赞助计划(RSP), 和资助会计一起工作，以确保支付给资助研究奖的所有费用是允许的，并根据资助机构的具体指导方针和联邦成本原则进行分配.

了解允许和不允许的成本

允许的成本 (适用于所有非联邦实体, 除营利实体和医院外，Other费用均符合 2 CFR 200, E部分以及资助机构授权立法允许的. 预算中要求的费用被授予的事实, 不能确保允许度的确定.

禁止的成本 不获资助机构资助或不获发还的费用. 如果成本不能达到允许的标准, allocability, 和合理性, 这是不允许的. 资助机构的项目公告可以确定不包括在预算中的成本, 尽管根据统一指南，它们可能属于直接成本. 资助机构也可以限制某些预算类别的金额.

允许和不允许成本的常见类别

允许的例子 禁止的例子

审计服务

通信

会议拨款费用

咨询服务

设备、保养和修理费用

项目相关人员

与项目相关的旅行

出版及传播

物料供应

广告

酒精饮料

某些旅行费用(如.g.(乘坐头等舱)

娱乐费用

礼物、奖品和奖励

供个人使用的商品或服务

罚款、利息和罚金

融资成本

游说成本

制定你的项目管理计划

考虑你将如何管理项目的实施:

  1. 在颁奖典礼上回答任何悬而未决的问题.
  2. 了解您的报告要求和内容, 如果有任何, 向你的资助机构报告需要数据/信息.
  3. 按月勾勒出你的实施时间表, 注意里程碑/可交付成果和任何要求的报告截止日期.
  4. 定义你的预算监控和协调计划.
  5. 如果适用的话, 定义团队会议时间表, 以及沟通角色和对团队成员的期望.
  6. 定期监控项目进度，并相应地提高实施时间表，以确保在规定的合同期限内完成里程碑和交付成果.
  7. 如有需要，请与您的项目官员联系.  你的资助机构希望你和你的项目成功.

检讨及监督你的奖助金预算

预算跟踪电子表格
示例1

预算跟踪电子表格
示例2

预计首席研究员(PI)或其代表将定期审查其资助项目预算的财务状况(至少每月一次)，并及时更正错误记录的费用交易. 

学校认识到改正， 也被称为成本转移, 有时需要从一个帐户转到另一个帐户，以纠正原始费用中的簿记或文书错误. 如果需要对赞助项目的预算进行修正, PI必须尽快以书面形式通知大学助学金会计. 书面通知应包括更正要求的细节和理由. 大学助学金会计将审查是否允许更正申请，以符合资助奖学金的条款, 然后与研究和资助项目办公室协商，促进纠正, 在需要的地方. 

使用您的STAR ID和密码， 登录明尼苏达州 在线会计应用程序访问您的项目预算. 会计应用程序提供了一个交互式平台，用于审查和监控您的项目预算. 一旦登录到 会计应用程序 主页上有一个有用的链接 会计文件和培训材料.

用于监控预算(成本中心)的常用报告:

报告名称和#

可用预算余额报告

AC0513CP

交易清单报告

AC0531CP
报告内数据

报告总结了成本中心的状况. 本报告的栏目包括:

原来的预算: 表示财政年度开始时预算的起点. 只供参考，年内不会更改.

当前预算: 表示当前的预算拨款. 这个值可能随着预算金额的增加或减少而变化, 或者在行项目之间移动金额.

累赘: 表示用于公开采购订单的预算. 这些数额已从现有预算余额中扣除.

本月活动: 汇总当月记入成本中心的费用.

今年活动: 汇总本会计年度记入成本中心的费用. 年初至今的金额包括当月的活动.

可用预算余额*: 当前预算减少负债，减少年初至今的活动. 正数通常表示可用的预算. 负数通常表示预算超支. 应提交预算转移，以清除可用预算余额栏中的任何负数.

此报告包括指定日期范围内按目标代码排序的所有交易的详细信息. 每笔交易都有一个序列号. 交易类型有:

CB 当前预算交易将影响在线或在可用预算余额报告中看到的当前预算列中的金额. 

CP 现金收据分录表示存入成本中心的收据.

EN 当采购订单生成时，就会出现产权分录. 产权负担具有为公开采购订单设置产权负担或预留资金的作用. 

JC 记账凭证条目可以代表校内服务中心的收费. 

JG 这些日记账分录用于校内服务中心和Other内部费用，如学生工资.

PR 工资凭证是发放工资交易的分录, 包括商务和差旅费用报销.

PV 付款凭证表示付款交易，例如给供应商的支票.
访问报表
  1. 点击 报告 在右上角
  2. 从Report下拉菜单中选择AC0513CP
  3. 输入 成本中心 和 月底
  4. 点击提交报告按钮
  5. 单击进程监控按钮
  6. 点击蓝色超链接AC0513CP

 
  1. 点击 报告 在右上角
  2. 从Report下拉菜单中选择AC0531CP
  3. 输入 开始日期, 结束日期, 和 成本中心
  4. 点击提交报告按钮
  5. 单击进程监控按钮
  6. 点击蓝色超链接AC0531CP

*由于处理时间, 购买/旅行卡交易可能需要最多4周的时间才能存入您的帐户.

 

促进项目支出

外部赞助者期望在发生时适当收取费用，如果存在适当的财务管理做法和政策，就不需要进行重大调整. 

所有大学开支的雇用和采购程序都是相同的, 包括赞助项目. 请参阅 促进支出 有关如何处理与您赞助的项目相关的费用的详细信息.

 

资助项目的更正或成本转移

更正或 成本转移 成本的事后再分配是否与两个大学账户之间的交易有关, 其中至少有一个是赞助项目. 外部赞助者期望在发生时适当收取费用，如果存在适当的财务管理做法和政策，就不需要进行重大的费用转移.

 符合成本允许和分配要求 《博彩平台大全》第200条E款, 有必要解释和证明费用从Other联邦帐户转移到联邦奖励的费用, 非联邦账户或大学账户.  根据联邦成本原则，转移解释的及时性和完整性是支持允许性和可分配性的重要因素.

及时性

表示错误更正的成本转移应该在发现错误后立即完成, 并且在发现错误后的三个月内, 并且不迟于原始费用记入奖金后的六个月.

成本转移程序

成本转移需要完整的文件来支持交易. 除了, 转帐必须及时, 完整的, 并遵守许可, allocability, 以及合理的要求. 首席研究员, 或委托, 以书面形式向大学教育资助会计提交以下资料，以供审查和考虑:

  1. 会计交易号
  2. 成本中心收费
  3. 开支的简要说明
  4. 解释费用最初记入错误账户的原因
  5. 说明已经采取了哪些措施来消除未来对这种成本转移的需要
  6. 提供成本中心和成本中心负责人的成本应收取的账户

审查机关

大学教育资助会计师将审查是否适当，并协助更正/成本转移, 在需要时与研究和赞助项目办公室进行磋商. 经批准的更正或成本转移一经确认(通常在确认身份后的一两个工作日内)，并在适当的财政年度内完成.

步骤6 -奖励后的修改

获奖后修改申请表格

有时需要修改以完成由发起人提出和授予的项目. 一旦考虑到奖励变化，就必须与研究和赞助项目办公室(RSP)进行沟通. 首席研究员必须使用奖励后修改请求表格正式请求修改活动, 资助项目. RSP负责与赞助商协商并记录修改.

完成奖励后修改申请表并尽早提交给RSP，以便有时间进行行政处理，并在请求更改和奖励结束日期之前确保赞助商批准.

一旦咨询了认知项目官员，并确保了所有内部批准, RSP将提交申请给赞助商批准. 如果获得保荐人的批准，则将向St发出批准通知或修改通知. 博彩平台大全.

The following are the most common types of award modifications; please see each section for specific 首席研究员(s) action steps.

免费的扩展

无成本延期将项目期限延长到原来的项目结束日期之后，并且不涉及额外的资金. 如果你预计不能完成你的研究在你的奖励结束日期, 符合下列条件的，可以延期:

  • 有继续研究的纲领性需要，而且
  • 还有足够的资金来支付长期的努力

注:仅剩下的预算余额并不能作为延期的理由.

PI行动步骤:

  1. 一旦得知情况，立即通知RSP有关修改.
  2. 准备的理由, 定义提议的新结束日期, 并概述如何使用剩余的预算余额.
  3. 就所要求的修改向系主任和教务长咨询.
  4. 与共同首席研究员合作的项目, 在进行第5步之前，在项目团队中讨论所要求的修改.
  5. 在线填写并提交获奖后修改申请表.

一旦收到，修改请求将由研究和赞助计划进行审查. 进一步的信息将根据需要从PI, PI所在部门和院长/主管处收集. 研究和资助项目向资助机构提交修改请求. 一旦批准成为文件, 修改细节将与商务办公室的助学金会计共享，以确保大学的官方奖励文件保持最新.

预算的修正

在授予赠款或合同之后, 项目负责人可以确定批准的预算拨款与实际项目需要不一致，并可以要求将资金从一种支出类别正式重新分配到另一种支出类别，以完成项目要求和实施. 资助机构通常会考虑预算修订请求.

PI行动步骤:

  1. 一旦得知情况，立即通知RSP有关修改.
  2. 草案 预算修订电子表格，包括修订的理由及对项目的影响
  3. 就所要求的修改向系主任和教务长咨询.
  4. 与共同首席研究员合作的项目, 在进行第5步之前，在项目团队中讨论所要求的修改.
  5. 在线填写并提交获奖后修改申请表.

一旦收到，预算修订请求将由研究和赞助项目进行审查. 进一步的信息将根据需要从PI, PI所在部门和院长/主管处收集. 研究和赞助计划决定预算修订请求是否需要正式的奖励修改, 如果需要的话, 将向资助机构提交正式的预算修订请求. 一旦批准成为文件, 修改细节将与商务办公室的助学金会计共享，以确保大学的官方奖励文件保持最新.

首席研究员(PI)/主要人事变动

项目的批准是基于主要研究者和Other关键人员的参与或资格. 因此, 当项目负责人/关键人员的参与水平发生重大变化时，发起人需要通知. 赞助商可以选择批准或不批准奖项的任何人事变动.

需要PI/关键人员变动的情况示例:

  • 终止与St. 云州
  • 他们可用于项目工作的工作量百分比(25%或更多)的显著变化
  • 因特殊情况需要离开学校或项目超过3个月(休假)的, 休假, 等.) -请参阅下面PI的90天或更长时间脱离接触部分
  • 意外情况(重病/受伤等).)，这妨碍了项目工作的继续.

PI行动步骤:

  1. 一旦得知情况，立即通知RSP有关修改
  2. 就所要求的修改向系主任和教务长咨询
  3. 有共同负责人的项目, 在进行步骤四(4)之前，在项目团队中讨论所要求的修改. 在联系认知赞助商项目官员之前, 这些项目是与来自不同学院/学校的多个共同项目负责人合作的项目, 我们建议PI与共同PI和认可的学院/学院院长讨论拟议的人事变动.
  4. 在与项目团队/院长协商后, 和认知赞助商项目官员, 在线填写并提交获奖后修改申请表格

一旦收到，修改请求将由研究和赞助计划进行审查. 进一步的信息将根据需要从PI, PI所在部门和院长/主管处收集.  研究和资助项目向资助机构提交修改请求. 一旦批准成为文件, 修改细节将与商务办公室的助学金会计共享，以确保大学的官方奖励文件保持最新.

PI脱离接触90天或更长时间

资助机构合理地期望，当资助项目实施时，首席研究员(PI)将在场，以管理奖励，并确保目标和时间表的实现. 如果PI继续与St. 云状态，但将被隔离90天或更长时间(e).g.休假、休假等.)，将遵循赞助商关于报告和管理缺勤的指导方针. 一般选项包括:

  • 如果PI选择并能够成功地监督/管理项目并积极参与远程位置, 担保人可能会认为这是一个可行的选择
  • 如果PI要脱离他们的项目, 发起人可以考虑替代PI来完成项目. 通常, 一旦担保人批准了替代PI, 该变更将在合同的整个生命周期内有效，或者直到要求进行另一项修改(如.e.，原PI返回项目).

PI行动步骤:

  1. 一旦得知情况，立即通知RSP有关修改
  2. 就所要求的修改向系主任和教务长咨询
    1. 与系主任和院长合作, 如果要进行PI替换, 将会确定一份新的个人意向书，并向保荐人提出.
    2. 需要通过奖励后修改请求表格确认新PI的承诺
  3. 有共同负责人的项目, 在进行步骤四(4)之前，在项目团队中讨论所要求的修改. 在联系认知赞助商项目官员之前, 这些项目是与来自不同学院/学校的多个共同项目负责人合作的项目, 我们建议PI与共同PI和认可的学院/学院院长讨论拟议的人事变动.
  4. 在与项目团队/院长协商后, 和认知赞助商项目官员, 在线填写并提交获奖后修改申请表格

一旦收到，修改请求将由研究和赞助计划进行审查. 进一步的信息将根据需要从PI, PI所在部门和院长/主管处收集. 研究和资助项目向资助机构提交修改请求. 一旦批准成为文件, 修改细节将与商务办公室的助学金会计共享，以确保大学的官方奖励文件保持最新.

Other

有各种各样的原因可以修改奖励

一些例子包括但不限于:

  • 项目范围变更
  • 在最后3个月内购买的设备
  • 将奖金转至Other院校
  • 对于Other修改， 负责联系 讨论

PI行动步骤:

  1. 一旦得知情况，立即通知RSP有关修改
  2. 就所要求的修改向系主任和教务长咨询
  3. 有共同负责人的项目, 在进行步骤4之前，在项目团队中讨论所要求的修改.
  4. 在线填写并提交获奖后修改申请表

一旦收到，修改请求将由研究和赞助计划进行审查. 进一步的信息将根据需要从PI, PI所在部门和院长/主管处收集. 研究和资助项目向资助机构提交修改请求. 一旦批准成为文件, 修改细节将与商务办公室的助学金会计共享，以确保大学的官方奖励文件保持最新.

步骤7 -奖励结束

/性能/年度进展报告

PI负责及时完成和提交所需的报告. 及时报告非常重要，因为如果项目报告逾期，资助机构可以扣留付款. 迟交或未填写的报告也会影响未来的融资成功.

财务报告

与项目负责人协调, 资助会计师编制财务报告/发票，并寄给资助机构/赞助人，以偿还所发生的费用. 如果资金来源要求对支出作出叙述性解释, PI负责准备这些信息.