采购卡
根据授予的权力和MnSCU系统程序7中确定的参数.3.3, St. 博彩平台大全制定了以下购买卡计划政策和程序. 当地p-card计划政策的例外情况可通过财务副总裁的书面电子邮件指示提出 & 政府, 业务经理, 或采购总监, 只要例外在MnSCU单板策略的参数范围内 & 系统Process.
当被考虑参加这个项目时, 成本中心必须至少有1美元,000的非工资目标代码(在购物卡政策范围内)，并且预期每月至少使用一次. 6个月未使用的卡将被Elan卡服务公司注销.
有关购买卡政策和程序的更多帮助，请查看 购卡培训指南.
以下手册的制作是为了指导您完成购买卡的大部分Requirements.
Requirements
每张购货卡须遵守:
- 这张卡有额度Restrictions
- 每笔交易的购买权的美元限额
- 每个月结算周期内所有费用总额的购买权的美元限额
- 商家类别屏蔽
购买卡申请表
只有正式员工才有资格申请并发放采购卡.
完成申请 使用您的校园邮寄地址. 申请还需要得到员工主管(账户负责人)和采购卡管理员的批准.
还需要一份由校长签署的授权表格，明确授权员工对学院/大学的购买卡的特定美元限额负有义务. 这项授权要求员工持续遵守适用的法规, 规则和董事会政策.
持卡人协议
下面的陈述是圣·霍普金斯大学申请Process的一部分. 博彩平台大全.
作为持卡人，我明白我必须遵守所有圣. 博彩平台大全采购政策和程序. 明尼苏达州立学院和大学系统政策 & 程序是明确规定的，但不限于明尼苏达州法规571.345, 16A & 43A适用于卡的使用. 主管(成本中心负责人)签字批准采购卡的发放，并同意履行采购卡政策的要求 & 程序.
持卡人的责任
信用卡安全及交易
持卡人将负责在收到卡时签名, 卡的安全性, 以及所有与之相关的交易. 所有使用采购卡进行的采购交易必须由获得采购卡的员工进行，并且必须仅用于合法的大学/学院商业目的. 此卡不可为他人使用或个人使用. 这张卡不能从一个员工转到另一个员工.
培训及测验要求
持卡人及主管负责参加采购卡培训, 由采购部提供，并每年参加一次复习培训或测验，只要他们持有采购卡，并且每年的测验成绩达到90%或以上，以保留采购卡特权. 没有参加年度培训和测试, 或者没有通过测试, 会导致持卡人的购货卡被取消.
适当的交易文件
持卡人在柜台须索取售货收据或收款单副本, 或者是发货订单上的装箱单，它是逐项列出的，是免税的. 任何贷记金额都必须有一份贷记通知单，说明该贷记的原因. 所有已处理的订单必须提供持卡人的个人购买卡号及持卡人的姓名，并必须向供应商提供具体的送货指示.
运输/交付
发货或交付的订单必须直接送到持卡人(楼)的指定区域, 房间#)或中央收货地址:St. 博彩平台大全，211 11街. 年代,圣. 云，MN 56301.
下单需要专业机构账户(请勿使用个人账户)
当供应商要求为下订单创建一个帐户时, 必须设立专业的机构账户. 订单必须 不 使用个人账户. (例如:亚马逊和PayPal)
- 专业机构账户必须有一个唯一的用户名和密码，与任何现有的个人账户分开.
- 专业机构账户必须列出St. 云立大学作为帐单到和船到地址.
遵守月度报表流程
持卡人必须遵守本程序中所述的月度报告核对和对账程序和时间表.
免税地位
购物时, 持卡人必须告知供应商明尼苏达州的免税状况. 如果要交税, 持卡人有责任从供应商处获得税款抵免.
退货和退款
如果用购物卡购买的物品是不可接受的或不允许的, 在可行的情况下，必须作出退款或换货的安排. 除非卖方坚持必须以现金或支票方式退款，否则禁止现金退款或支票退款. 在这种情况下，资金必须立即存入适当的大学账户. 如果退款是以支票的形式发出的, 支票必须支付给学校，并存入相应的大学账户.
授权采购卡的使用和消费类别
购买卡可用于购买与持卡人在大学的职责或责任相关的合格产品或服务. 普通持卡人的单笔交易限额为15,000美元. 普通持卡人每月的限额是15000美元.00. (然而, 请记住购买敏感设备或价值10美元的设备的Restrictions,000或以上，以及购买打印机及打印机/复印机耗材的Restrictions. 请务必阅读第6部分中列出的Restrictions.)
- 书店
- 百货商店
- 折扣店
- 一般商品
- 教室用品或活动驱动的项目和成本中心的任务应直接在收据上注明.
- 维护和修理用品(例如:汽车零件、五金、伐木场)
- 会员，1年的订阅，都是新的 & 续订(手册第4页)没有软件许可
- 办公用品和设备仓库
- (例外情况:敏感设备、打印机/复印机和有关耗材 不 允许(参见第6部分)
- 办公家具店
- 如果在校内设置或安装家具或设备是购买的一部分，则不得使用p卡. 然后需要购买订单和保险证明.
- 印刷供应商(例如:信头、信封、名片、小册子和明信片)
- 设备租赁(当不需要保险证明时)
- 校外维修
- 订阅，会员资格或专业执照仅限一年，包括新的和续订
- 杂货店
- 网络研讨会——这些是费用，而不是差旅
Restrictions
购买卡 不 用于以下交易:
- 任何需要合同或保险证书的服务
- 酒精饮料和烟草
- 现金或预支现金
- 承包服务
- 对个人或组织的贡献
- 对个人或组织的捐赠
- 娱乐/休闲
异常有批准的特殊费用单- 学生活动费用将由学生活动基金支付
- 将由奖助金协议授权之奖助金支付之活动
- 与课程费用一起支付的学术活动
- 招聘或招待未来雇员的费用
- 食物
- 礼品卡或礼券，或个人和/或组织的礼物
- 异常如有特殊费用申请，可提供促销赠品. 然而, 作为促销赠品购买的礼品卡或礼券必须使用采购订单购买.
- IT采购- HuskyTech 308-4375
- 电脑, 平板电脑, 移动设备, 手机或智能手机(包括上网本/笔记本电脑), 热点, MiFi, ipod / ipad / iphone / / iTouch, 无线设备或黑莓设备.)
- 视听设备(包括电视、显示器、智能板或投影仪)
- 打印机
- 非学院、非大学用途项目
- 个人使用的物品(例如.g. 组织, 阿斯匹林, 任何非处方药, 乳液, 肥皂, 纸盘子, 一次性餐具, 花)
- 个人许可/许可续订
- 停车罚单
- 支付给SCSU(赫斯基科技)所有部门的款项, +副本, 打印服务, 医疗诊所, 等)
- 在社会非专业组织中的个人会员资格
- 政治捐款或事件
- 预付费电话、话费和电话卡
- 打印机、打印机/复印机耗材(碳粉、油墨和纸张)
- (如需专用打印机和耗材，请通过特殊费用表申请批准.)
- 购买或移除危险或放射性物质
- 金字塔式交易(与一个供应商的多次交易，总金额超过15,000美元).
- 注:如果你的购物总额超过15美元,在一个月内，从任何一个供应商那里得到000美元, 您必须获得至少2个书面报价和PO上的流程
- 搬迁费用
- 娱乐活动，除非通过特殊费用审批程序预先批准的学生团体
- 收入退款
- 餐厅、餐饮
- 系统程序7中定义的敏感项目.3.6、资本资产
- 一次支付
- 打印机/复印机的碳粉/墨水(管理打印服务)
- (对于专用打印机，请通过特殊费用申请单获得批准.)
- 旅游相关费用(机票、酒店、旅行社、静修、度假村、注册费)
- 学费
- 任何种类的武器或炸药
Process
持卡人必须每个月访问并打印他们的在线报告. CYCLE END DATE必须有一个日期(“open”将不被接受). 这份报告可以在每个月的3号之前打印出来.
持卡人必须核对打印的报表与他们的分项收据，他/她的主管(账户负责人)必须在报表上签名并注明日期，以确认收到并批准报表上的所有交易.
签署的报告和收据必须由主管提交给采购办公室 在这个月10号之前. 在截止日期前不交报告是违反政策的 & 将采取相应的程序和行动.
Discrepancies
持卡人必须联系Elan客服，电话:1-800-344-5696，如果有任何与报告中列出的费用不符. 客户服务代表(CSR)协助持卡人在发起争议之前尝试识别交易. 如果持卡人不承认收费, CSR进行简短的面谈，收集必要的信息，并确定适当的争议原因. 持卡人可能不需要完成任何额外的文书工作. CSR将简单地使用通过电话收集的信息来处理争议.
持卡人发生争议的原因属于下列情形之一的, 持卡人必须在与Elan Services提出争议之前联系商户:
- 未收到服务/商品;
- Paid by other means; and
- 入账金额不正确.
如果需要任何额外的信息或步骤, CSR会通知持卡人任何需要采取的行动, 但在很多情况下, 争议可以得到处理，交易费用可以退还给商家，而无需再次与持卡人联系.
争议必须在声明日期后十四(14)天内和解. 任何争议的最终解决必须在声明日期后六十(60)天内解决. 持卡人必须在提交给采购办公室的月度报告中注明任何争议信息.
遗失、被盗或未经授权使用
持卡人须对其所持信用卡及刷卡消费的安全负责. 如卡遗失，持卡人必须立即通知Elan服务1-800-344-5696, 被盗的或在未经授权的人手中的. 必须提供遗失或被盗卡或不当使用卡的相关信息.
持卡人将作出合理的尝试，向未获授权人士收回该卡. 这张卡会尽快作废. 然而, 持卡人对其或任何其他人未经授权的购买行为负主要责任.
帐户维护
采购卡的任何变更必须通过采购办公室提出申请.
(注:变更需经监管部门批准.)
Accountability
持卡人须对所获发卡负责. 所有采购卡记录在提交时由采购办公室进行审计，并像所有其他明尼苏达州财务记录一样，接受外部审计员的年度审计. 明尼苏达州审计员可在任何时间进行审计.
未能在指定的时间框架内提供所需的支持文件将导致采购违规.
违反本程序任何部分的持卡人, 无论是有意还是无意, 通常会收到一份书面警告，并抄送给他们的主管，他们的卡状态将被置于3个月的试用期. 在该试用期内第二次违规将自动吊销该卡的剩余三个月期限. 一旦被撤销，持卡人可在一年后申请新卡. 审批须经上级管理层审核批准. 补发的卡将没有试用期，任何违规行为将导致永久吊销.
主管的职责
持卡人的主管负责审核持卡人的费用，并确保遵守本程序和任何适用的学院/大学程序. 主管职责包括:
- 批准员工参加采购卡计划
- 检查购买以确保它们符合目标并在卡上的Restrictions范围内.
- 审查购买，确保信用卡没有被用于未经授权或不适当的购买.
- 对持卡人滥用信用卡的行为作出回应.
- 确保在员工离职或取消购卡权限时关闭购卡.
Questions?
如有任何问题，请联络:
辛迪·詹姆斯
采购卡管理员
商业服务-采购部. AS 123
320-308-4001
cajames@artanarc.com